Ab ANIMALoffice Version 11.0.9 steht im Rahmen der Fakturierung der automatische Versand von Rechnungen via E-Mail zur Verfügung.
Aktivierung Klientenstamm
Um bei Kunden/Klienten den automatischen Versand der Rechnungen via E-Mail zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte durch:
- Aktivieren Sie bei den Kunden im Klientenstamm unter Voreinstellungen Abrechnung die neue Option Rechnungsversand per E-Mail. Dadurch wird ANIMALoffice zukünftig alle Rechnungen via E-Mail versenden.
ACHTUNG: Achten Sie bitte darauf, dass die im Klientenstamm eingetragene Mailadresse korrekt eingegeben wurde, sonst wird das nix mit zahlen :-)
Gesamtfakturierung
Grundsätzlich erkennt ANIMALoffice nun automatisch, dass es eine Rechnung via Mail zu versenden hat und tut dies auch. Aus Gründen der besseren Übersicht haben wir in der Gesamtfakturierung aber eine zusätzliche Suchfunktion implementiert, welche bei Aktivierung alle Positionen von Kunden anzeigt welche per E-Mail versendet werden.
Wir empfehlen Ihnen, speziell am Anfang mit dieser Funktion/Auswahl zu arbeiten, da Sie so eine wesentlich bessere Übersicht über die zu versendenden Mails haben. Weiters sollten Sie am Beginn erst mal kleinere Gruppen so fakturieren da u.U verschiedene Provider das als SPAM registrieren und dann sperren. Also, bitte am Beginn hier etwas vorsichtig agieren.
Mailtext
Den einheitlichen Text für alle versendeten Mails (Rechnungen) können Sie unter EXTRAS > Parameter > Versand Dokumente für Ihre Praxis/Klinik anpassen.
HINWEISE
- Vorerst wird nach wie vor Ein Exemplar(Kopie) der Rechnung auf Ihrem Drucker ausgedruckt (für Ihre Buchhaltung).
- Der Versand via eMail funktioniert grundsätzlich auch am MobileClient, vorausgesetzt der MobileClient ist mit dem Internet verbunden und die Anbindung ist korrekt konfiguriert.
- Jede Rechnung wird zur Kontrolle zusätzlich BCC an Ihre, im Mandantenstamm eingetragene Mailadresse versendet.
- Übermittlungsfehler finden Sie im Arbeitsmenü > Übersicht Dokumentenversand unter Versandart RGmail.
Bitte am Beginn mit Vorsicht und Bedacht starten, wir können hier natürlich nicht alle Provider testen. Bei Problemen bitte um Rückmeldung an unseren Support.
