Stellen Sie sich vor, Sie erstellen am Monatsende automatisch hundert(e) Rechnungen, haben ein paar Tage später das gesamte Geld auf Ihrem Konto und zusätzlich sind alle Rechnungen auch mit einem Klick im System ausgebucht. Alles Phantasie? Nein, so funktioniert es problemlos mit SEPA-Firmenlastschriften.
Für Tierbesitzer wie z.B. Landwirte, welche regelmäßig Leistungen der Tierarztpraxis in Anspruch nehmen, bietet sich die Bezahlung mittels SEPA-Firmenlastschrift an. Die österreichischen und deutschen Banken bieten Schnittstellen für die Erfassung von SEPA-Firmenlastschriften in Form von Textdateien an. Führend ist hier die RAIKA mit ELBA-Business aber alle anderen Banken bieten ähnliche Lösungen an.
Im ANIMALoffice sind die SEPA-Funktionen im Ablauf des Praxis Management Systems integriert und damit für die Benutzer im Praxisalltag so gut wie nicht spürbar. Für die Administration der Zahlungen sowie für die Verbesserung der Zahlungsmoral ;-) stellt der Einzug mittels SEPA-Firmenlastschrift daher ein riesiges Optimierungspotential dar.
Mit der Einführung von SEPA-Firmenlastschriften nehmen Sie die pünktliche Bezahlung Ihrer Rechnungen selbst in die Hand und dies mit wenigen Mausklicks im Monat.
Die in ANIMALoffice integrierte Lösung für die SEPA-Firmenlastschriften bietet große große Optimierungsmöglichkeiten für den täglichen Arbeitsablauf der Tierarztpraxen.
Die Vorteile:
- Nur einmaliges Einverständnis des Tierbesitzers erforderlich
- flexible Fakturierung (permanent, monatlich)
- Export der SEPA-Firmenlastschriften per Mausklick
- sofortige Gutschrift am Konto Ihrer Bank
- kein Mahnwesen mehr erforderlich
- kein Buchungsaufwand (Zahlungseingang) mehr sondern automatische Ausbuchung als „bezahlt“ im ANIMALoffice
Kurzüberblick
Nachstehend zeigen wir die erforderlichen Schritte für die optimale Umsetzung von SEPA-Firmenlastschriften als Kurzübersicht:
Einmalige Tätigkeiten
- Bei Hausbank eine Creditor-ID für die Tierarztpraxis besorgen und im Mandantenstamm eintragen.
- Im ANIMALoffice Zahlungsmittel und Zahlungsbedingungen und Textmodul für SEPA erstellen.
- SEPA-Firmenlastschrift Mandat bei den Tierbesitzern einholen und aktivieren.
Wiederholende Tätigkeiten
- Fakturierung der Behandlungen
- Datenexport SEPA-Firmeneinzüge
- Import SEPA-Firmenlastschriften im E-Banking System
ANIMALoffice Stammdaten
Zahlungsart/Zahlungsmittel
Sofern noch nicht vorhanden, erstellen Sie in der Tabelle Zahlungsmittel einen neuen Eintrag und aktivieren Sie die folgenden Einstellungen:
- Zahlungsart - 1-stelliges Kennzeichen z.B. _„S“
- Bezeichnung - beliebige Bezeichnung für das Zahlungsmittel
- Vorlage - ist bei Firmeneinzug nicht mehr notwendig, da dieser vom Landwirt nur 1 x unterschrieben werden muss.
- Textmodul Rechnungsfuß - ID des Textmoduls wenn auf der Rechnung ein Text angedruckt werden soll.
- Export ID - Tragen Sie in dieses Feld „SEPA“ ein
- Nicht mahnen - markieren Sie dieses Hackerl
Der entscheidende Schalter ist die _ExportID diese ID kennzeichnet später die Rechnung für den Export als SEPA-Firmenlastschrift.
Weisen Sie dieses Zahlungsart allen Klienten mit SEPA-Firmenlastschrift im Klientenstamm als Standard - Zahlungsart zu.
Zahlungsbedingungen
Über die Zahlungsbedingung steuern Sie ab ANIMALoffice Version 10.0.4 einen gewünschten Skonto-Prozentsatz. Definieren Sie in einer beliebigen Zahlungsbedingung im Feld Skontoprozent 1 den Prozentsatz welcher beim Export der SEPA-Firmenlastschrift automatisch vom Rechnungsbetrag subtrahiert werden soll.
Durch die Zuweisung unterschiedlicher Zahlungsbedingungen können Sie gezielt steuern, welcher Klient/Tierbesitzer Skonto erhält und welcher nicht. Wir empfehlen die Anlage gesonderter und aussagekräftiger Zahlungsbedingungen da dies eine bessere Übersicht bietet.
Beispiel:
- SEPA0 - Klient erhält kein Skonto
- SEPA2 - Klient erhält 2% Skonto
- SEPA3 - Klient erhält 3% Skonto
Die für den jeweiligen Tierbesitzer zugeteilte Zahlungsbedingung tragen Sie in weiterer Folge im Klientenstamm ein.
Mandantenstamm
Um SEPA-Firmenlastschriften durchführen zu können, müssen Sie bei Ihrer Hausbank eine so genannte „Creditor-ID“ beantragen. Nach Erhalt tragen Sie diese im ANIMALoffice Mandantenstamm der Praxis im entsprechenden Feld ein. Beim SEPA-Export wird die Creditor-ID automatisch in die Exportdatei geschrieben.
Klientenstamm
Für die Verarbeitung der SEPA-Firmenlastschriften müssen im Klientenstamm, für jeden Tierbesitzer die nachfolgenden Informationen/Felder eingetragen bzw. aktiviert werden.
- Zahlungsbed. - Zahlungsbedingung für SEPA (für Ermittlung Skontoprozent)
- Zahlungsart - Zahlungsart SEPA-Definition (für Selektion SEPA-Export)
- SEPA am - Datum des SEPA-Mandats Tierbesitzer
- ID-Mandat - SEPA-Mandatsnummer Tierbesitzer
Textmodule
Soll auf alle Rechnungen mit SEPA-Firmenlastschriften ein bestimmter Text gedruckt werden, können Sie im Menü TABELLEN > Textmodule einen max. 1-zeiligen Info-Text definieren. Dieser Text wird auf jeder Rechnung gedruckt, welche dieses Zahlungsmittel enthält.
Fakturierung
Bei der Fakturierung müssen Sie lediglich beachten, dass im Klientenstamm (generell) oder temporär (nur für aktuelle Rechnung) die in den vorigen Kapiteln beschriebenen Schalter bzw. Einstellungen gesetzt wurden.
Export SEPA-Firmenlastschriften
In jedem E-Banking Programm (z.B. ELBA) besteht in den Business-Versionen die Möglichkeit, SEPA-Firmenlastschriften aus externen Dateien importieren zu können. Ihr(e) Bankbetreuer(in) informiert Sie sicher gerne über die Möglichkeiten.
ANIMALoffice kann jederzeit eine entsprechende CSV-Datei mit den Buchungssätzen für die SEPA-Firmenlastschriften erstellen.
Aufruf Export
Um den Export von SEPA-Firmenlastschriften durchzuführen, wählen Sie im Menü Extras den Menüpunkt Export SEPA aus. ANIMALoffice zeigt in der Folge das Layout mit den Exporteinstellungen an.
Führen Sie die folgenden Einstellungen durch:
- verbuchen - aktivieren Sie die Zahlungseingangsbuchung.
- Konto - wählen Sie das Konto für den Zahlungseingang aus.
- Zahlungsart - wählen Sie die Zahlungsart aus, für welche der Export durchgeführt werden soll.
- per - geben Sie das Datum für den Zahlungseingang vor oder bestimmen Sie das Rechnungsdatum als Zahlungseingangsdatum.
ANIMALoffice führt nach Klick auf den Button Exportieren die folgenden Buchungen durch:
- Es werden alle Rechnungen gesucht, welche offen sind, die vorgegebene Zahlungsart aufweisen und noch nicht exportiert wurden.
- Die Rechnungsbeträge werden je nach Zahlungsbedingung um den Skontobetrag verringert und für den Export aufbereitet.
- Im ANIMALoffice werden die verringerten Rechnungsbeträge als „bezahlt“ verbucht, die Skontobeträge ausgebucht und als “exportiert“ gekennzeichnet.
- Die Exportdatei wird am Desktop des Rechners erstellt, diese kann in der Folge im E-Banking Programm importiert werden.
Exportformat (Feldinhalte)
ANIMALoffice exportiert die SEPA-Firmenlastschriften grundsätzlich nach SEPA-Norm im CSV-Format. Die Felder werden mit Semikolon „;“ als Trennzeichen in der folgenden Reihenfolge exportiert:
- Auftragsart - „EZ"
- Betrag - Buchungsbetrag (Debitor abzgl. Skonto)
- Auftraggeber Name - Bezeichnung Tierarztpraxis
- Auftraggeber Anschrift - Strasse, PLZL, Ort
- Auftraggeber Konto-IBAN - IBAN Tierarztpraxis
- Auftraggeber Konto-SWIFT - BIC Tierarztpraxis
- Zahlungspflichtiger IBAN - IBAN Tierbesitzer
- Zahlungspflichtiger BIC - BIC Tierbesitzer
- Zahlungspflichtiger Name - Name Tierbesitzer
- Zahlungspflichtiger Anschrift - Anschrift Tierbesitzer (PLZ, Strasse)
- Textfeld Rechnung - „ReNr. “ + Rechnungsnummer
- Verwendungszweck - Belegdatum
- Mandats- Ausstellungsdatum - SEPA-MandatAm Klientenstamm od. Systemdatum
- Mandatsstatus - „OOFF“ = erstmalige Durchführung; „RCUR“ = wiederkehrende Durchführung
- Creditor ID - Creditor ID Tierarztpraxis
- Mandatsreferenz - Kundennummer Tierbesitzer
Weiterverarbeitung e-Banking
Ihr e-Banking Programm stellt eine Importfunktion für Textdateien zur Verfügung. Je nach Programm(Bank) können Sie so genannte Importfilter definieren auf dessen Basis (Felddefinitionen) die externen Dateien importiert werden. Diese Importfilter können, einmal eingerichtet, dann beliebig oft angewendet werden.
